Kto naprawdę odpowiada za księgi spółki?

Sprawozdanie finansowe podpisuje zarząd. Nie księgowa, nie biuro rachunkowe, nie doradca podatkowy. Ustawa o rachunkowości nazywa zarząd kierownikiem jednostki i to on odpowiada za rzetelność ksiąg, niezależnie od tego, kto fizycznie wprowadza zapisy. Księgowość spółki z o.o. prowadzona niedbale kończy się więc odpowiedzialnością osób, które o dekretach dowiadują się dopiero w trakcie kontroli.

Czym różni się pełna księgowość od ewidencji uproszczonej?

Pełne księgi rachunkowe to zapis każdej operacji gospodarczej na kontach syntetycznych i analitycznych, według zakładowego planu kont dopasowanego do profilu działalności. Jednoosobowa działalność rozliczana podatkową księgą przychodów i rozchodów notuje przychód i koszt. Spółka pokazuje dodatkowo stan aktywów, zobowiązań, rozliczeń międzyokresowych i kapitałów własnych.

Różnica jest praktyczna, nie teoretyczna. Faktura, która w KPiR zajmuje jedną linijkę, w księgach spółki wymaga dekretacji na kilku kontach, przypisania do właściwego okresu i często korekty na koniec roku. Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością prowadzi pełne księgi od pierwszego dnia istnienia. Nie ma progu przychodów, poniżej którego wolno tę ewidencję uprościć.

Jakie terminy obowiązują spółkę w ciągu roku?

Kalendarz spółki jest gęstszy niż kalendarz jednoosobowej firmy. Cztery daty wracają co miesiąc:

• JPK_V7 z częścią ewidencyjną i deklaracyjną do 25 dnia miesiąca za miesiąc poprzedni,
• zaliczka na CIT do 20 dnia miesiąca,
• deklaracje rozliczeniowe i składki ZUS za pracowników do 20 dnia miesiąca,
• zaliczki na PIT od wynagrodzeń do 20 dnia miesiąca.

Do tego dochodzi cykl roczny. Sprawozdanie finansowe sporządza się w ciągu trzech miesięcy od dnia bilansowego, zatwierdza w ciągu sześciu i zgłasza do Krajowego Rejestru Sądowego w terminie 15 dni od zatwierdzenia. Zeznanie CIT-8 trafia do urzędu do końca trzeciego miesiąca po zakończeniu roku podatkowego. Spóźnienie w KRS nie kończy się upomnieniem, tylko wezwaniem sądu rejestrowego i grzywną nakładaną na członków zarządu.

Kiedy księgowość spółki z o.o. trafia do biura rachunkowego?

Najczęściej wtedy, gdy koszt etatu doświadczonej księgowej przewyższa wartość, jaką ta osoba wnosi przy obecnej skali działalności. Przy kilkudziesięciu dokumentach miesięcznie samodzielne stanowisko rzadko się broni ekonomicznie. Drugim powodem jest ryzyko jednej osoby: urlop albo zwolnienie lekarskie oznaczają miesiąc bez zamknięcia ksiąg.

Zdalna księgowość spółki z o.o. nie różni się merytorycznie od obsługi stacjonarnej. Dokumenty krążą elektronicznie, a kontakt z księgową odbywa się mailem, telefonicznie lub na spotkaniach online. Przy jednolitym pliku kontrolnym, e-sprawozdaniu i elektronicznym zgłoszeniu do KRS papierowy obieg i tak jest wyłącznie etapem pośrednim.

Odrębną kwestią jest zakres ubezpieczenia. Obowiązkowe OC przedsiębiorcy prowadzącego usługowo księgi rachunkowe to minimum ustawowe i nie obejmuje ono czynności doradztwa podatkowego ani obsługi kadrowo-płacowej. Te ryzyka wymagają osobnych polis.

Co ustalić przed podpisaniem umowy z biurem?

Umowa o prowadzenie ksiąg rzadko bywa czytana uważnie, a to w niej rozstrzyga się, kto za co odpowiada w razie kontroli. Cztery punkty warto sprawdzić przed podpisem:

• zakres usługi, czyli czy obejmuje wyłącznie księgi, czy także kadry i płace oraz sporządzenie sprawozdania finansowego i CIT-8,
• termin dostarczania dokumentów przez spółkę i termin zamknięcia miesiąca przez biuro, wraz z ustaleniem, kto ponosi konsekwencje spóźnienia po każdej ze stron,
• pełnomocnictwo UPL-1 do podpisywania deklaracji elektronicznych i zakres dostępu biura do konta w e-Urzędzie Skarbowym,
• sposób wydania dokumentacji po zakończeniu współpracy, łącznie z formatem plików z systemu księgowego.

Do tego dochodzi kwestia, o której zarządy zapominają najczęściej: księgi i dowody księgowe pozostają własnością spółki przez cały okres przechowywania, czyli pięć lat licząc od końca roku, w którym powstało zobowiązanie podatkowe. Biuro przechowuje je na zlecenie, nie zamiast spółki. Przy zmianie obsługi to zarząd musi dopilnować, żeby komplet dokumentów rzeczywiście trafił do nowego biura, a nie został w archiwum poprzedniego.

Artykuł partnera